Riunioni da remoto degli organi collegiali e delle assemblee
È stata pubblicata in Gazzetta Ufficiale n. 16 alla G.U. n.110 del 29 aprile 2020 la legge 24/4/2020, n. 27 di conversione (con modifiche) del Decreto Legge 17 marzo 2020, n. 18, che ha, fra le altre cose, disciplinato le modalità di svolgimento delle riunioni in modalità smart fino alla fine del periodo dell’emergenza (attualmente fissato al 31 luglio 2020), al fine di contrastare e contenere la diffusione del virus COVID-19.
Per quanto di interesse delle nostre associate, le norme da prendere in considerazione sono:
Art. 73 – “Semplificazioni in materia di organi collegiali”
Il comma 4 dell’art. 73 prevede la possibilità (ancorché non sia prevista dallo statuto) di svolgere le riunioni dei propri organi collegiali in videoconferenza, collegandosi da remoto, purché, ovviamente, siano utilizzati sistemi che consentano di identificare con certezza i partecipanti, nonché sia data adeguata pubblicità alle sedute.
L’applicazione di questa norma, inizialmente prevista per le associazioni private anche non riconosciute e le fondazioni, è stata estesa, grazie ad una modifica in sede di conversione in legge del decreto, anche alle società, comprese le società cooperative ed i consorzi (vanno ritenuti compresi anche gli ETS organizzati in tali forme).
La norma evidentemente si applica alle:
- assemblee dei soci
- sedute dell’organo amministrativo
- sedute dell’organo di controllo
- sedute dell’eventuale comitato esecutivo
- sedute dell’eventuale organismo di vigilanza di cui alla L. 231/2001
- riunioni di altri eventuali commissioni e comitati interni disciplinati dallo statuto
Art. 106 – “Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società ed enti”
Il comma 2 dell’art. 106 consente alle società di capitali, società cooperative e mutue assicuratrici (nonché, in base ad una modifica adottata in sede di conversione, anche alle associazioni e fondazioni non-ETS), di ricorrere, durante l’emergenza, anche in deroga alle diverse disposizioni statutarie, a strumenti che prevedano lo svolgimento di assemblee ordinarie/straordinarie senza la necessità di garantire la presenza fisica in un unico luogo ed in particolare “senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio”.
Spetta comunque al consiglio di amministrazione, con l’avviso di convocazione, indicare quale sarà la modalità di partecipazione all’assemblea e la modalità di espressione del diritto di voto.
La norma nello specifico autorizza:
- lo svolgimento delle sedute in tutto o in parte mediante mezzi di telecomunicazione audio/video;
- l’intervento in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti: ottimale per le società con pochi soci;
- l’espressione del voto per corrispondenza oppure in via elettronica (pec/email/ click su apposita piattaforma online): ottimale per le società non quotate con molti soci;
- la partecipazione all’assemblea tramite il rappresentante designato dalla società (comma 6);
- alle sole srl, viene offerta (v. comma 3) anche la modalità extra assembleare delle decisioni dei soci, basata sulla consultazione scritta o sul consenso espresso per iscritto, anche se non prevista dallo statuto, ed anche per le deliberazioni più sensibili per cui normalmente sarebbe comunque necessaria l’assemblea (come la modifica dell’atto costitutivo, la decisione di compiere operazioni che comportino la sostanziale modifica dell’oggetto sociale, etc..).
Qui di seguito alcuni approfondimenti sui vari istituti.
L’espressione del voto assembleare in via elettronica o per corrispondenza
Tali modalità sono disciplinate dal codice civile (art. 2370 c.c.) che rimanda ad una regolamentazione specifica da parte degli statuti societari, in deroga al principio di collegialità.
1) Il voto in via elettronica presuppone che l’assemblea si svolga da remoto.
Il socio, infatti, potrà assistere all’assemblea in tempo reale ed esprimere il voto mediante un sistema elettronico (si veda anche art. 143-bis s.s. del Regolamento Emittenti).
2) Il voto per corrispondenza è una modalità finalizzata a consentire l’espressione del voto prima dello svolgimento dell’assemblea, da parte di chi intenda votare senza partecipare all’assemblea stessa. Si presuppone, quindi, la formulazione delle proposte di deliberazione prima della seduta, in modo tale che il votante possa esprimere il voto e trasmetterlo alla società in un momento anteriore.
L’avviso di convocazione dell’assemblea deve prevedere la modalità di espressione del voto e dettarne la disciplina. I regolamenti delle società quotate, a cui ci si può ispirare per disciplinare tali modalità di voto, prevedono che:
- le proposte di deliberazione devono essere formulate in data sufficientemente anteriore rispetto a quella fissata per lo svolgimento dell’assemblea;
- le proposte devono essere messe a conoscenza dei soci, ad esempio inserite unitamente all’avviso di convocazione e pubblicate nel sito internet della società.
Il voto per corrispondenza si esercita mediante l’invio di tante dichiarazioni di voto, quante sono le proposte di deliberazione sulle quali l’avente diritto intende esprimere il proprio voto. Nel dichiarare il voto il soggetto deve identificare sé stesso, deve indicare il numero di voti del quale dispone (nel caso delle cooperative che prevedono un voto plurimo), apporre la propria sottoscrizione.
Il voto per corrispondenza potrà in concreto essere esercitato secondo la triplice alternativa: “approvo” – “non approvo” – “mi astengo” ed ulteriori eventuali dichiarazioni espresse mediante la scheda non dovranno essere prese in considerazione alcuna.
La mancata espressione di voto su una data proposta si computa non come astensione, ma come mancata partecipazione al voto da parte del soggetto. Infine, l’invio della corrispondenza deve avvenire con le modalità prescritte dall’avviso di convocazione, nel quale va inserita la data limite entro cui alla società deve pervenire la comunicazione.
L’intervento all’assemblea mediante mezzi di telecomunicazione
La norma prevede che le predette società (le società per azioni, le società in accomandita per azioni, le società a responsabilità limitata, le società cooperative e le mutue assicuratrici) possono altresì prevedere che l’assemblea si svolga, anche esclusivamente, mediante mezzi di telecomunicazione che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, […] “senza in ogni caso la necessità che si trovino nel medesimo luogo, ove previsti, il presidente, il segretario o il notaio”.
Uno dei principali problemi di un’assemblea che si svolge totalmente online è quello della identificazione dei partecipanti. Attualmente il sistema più affidabile di identificazione dei soggetti è lo SPID, ciò non esclude che possano essere adottati altri strumenti di identificazione. Per consentire la partecipazione a distanza dei soci lo strumento generale è la videoconferenza.
Dalla lettura dell’art. 73 comma 4, così come modificato in sede di conversione, in combinato disposto all’art. 106 comma 2, emerge che la previsione di cui si discute, inizialmente riferita alle sole assemblee, è stata espressamente estesa a tutti gli organi collegiali degli enti summenzionati (consiglio di amministrazione, comitati consiliari e collegio sindacale, consiglio di sorveglianza, consiglio di gestione).
La partecipazione all’assemblea tramite il rappresentante designato dalla società
L’articolo 106, comma 6, prevede poi che gli intermediari finanziari, costituiti in forma di banche popolari, banche di credito cooperativo, società cooperative o mutue assicuratrici, possano designare il rappresentante di cui all’art. 135-undecies TUF, anche in deroga a previsioni statutarie o di legge (in particolare, agli artt. 150-bis TUB e 2539 4 c.c. che impongono limiti alla rappresentanza dei soci, e all’art. 135- duodecies TUF che esclude espressamente l’estensione della disciplina TUF sulle deleghe di voto alle società cooperative). La norma consente, inoltre, che le medesime società possano prevedere, nell’avviso di convocazione, che l’intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il predetto rappresentante designato. Il rappresentante designato è un soggetto nominato dal Consiglio di Amministrazione, al quale i soci possono conferire delega con le istruzioni di voto su tutte o alcune delle proposte poste all’ordine del giorno.
Si tratta di un istituto normalmente precluso alle società cooperative.
L’art. 135 undecies, comma 1, TUF, parla della designazione di “un soggetto”, senza altre specificazioni.
Il rappresentante designato può essere una persona fisica o giuridica e anche una persona legata alla società, ad esempio un amministratore, ma in tal caso sarà applicabile la disciplina del conflitto di interessi prevista nel Testo Unico della finanza. Infatti non occorre che tale soggetto sia dotato di particolari requisiti di indipendenza, tant’è vero che può anche essere un soggetto portatore “per conto proprio o di terzi” di “eventuali interessi” con riferimento “alle proposte di delibera all’ordine del giorno” (art. 135 undecies, comma 4, TUF) oppure un soggetto che si trova addirittura in una situazione di conclamato “conflitto di interessi” (art. 135 undecies, comma 4, TUF).
È però opportuno, soprattutto quando vi è uso esclusivo del rappresentante designato, che questo non si trovi in nessuna delle posizioni di conflitto di interessi.
Tale figura mantiene altresì la riservatezza sul contenuto delle istruzioni di voto ricevute fino all’inizio dello scrutinio, salva la possibilità di comunicare tali informazioni ai propri dipendenti e ausiliari, i quali sono soggetti al medesimo di dovere di riservatezza.
Il rappresentante designato deve possedere i caratteri della professionalità e deve offrire un’alta garanzia di imparzialità. Il decreto chiarisce che il rappresentante designato non potrà esprimere un voto difforme da quello indicato nelle istruzioni di voto, il comma 6 dell’art. 106 DL esclude, infatti, l’applicazione del comma 5 dell’art. 135 undecies TUF, e fissa il termine per il conferimento della delega al secondo giorno precedente la data di prima convocazione dell’assemblea.
I soci conferiranno l’incarico al rappresentante designato mediante la sottoscrizione di un modulo predefinito, il cui contenuto è disciplinato dalla Consob con regolamento, nel quale vi saranno anche conferite le istruzioni di voto per ciascun punto all’ordine del giorno.
Il rappresentante designato rappresenterà da solo tutti soci in assemblea anche in teleconferenza, nella quale parteciperà insieme gli amministratori e ai sindaci e nella quale si intenderanno presenti, ai fini dei quorum costitutivi, i soci che hanno conferito la delega.
Vi è inoltre un protocollo con il quale il rappresentante designato dovrà procedere all’identificazione delle deleghe conferite (si vedano anche l’art. 142 T.U.F. e l’art. 134 Regolamento Emittenti).
